Para a execução da catalogação do acervo a equipe de trabalho elaborou um sistema de descrição com base em referências como: NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística); estudo de casos de organização de acervos; publicações técnicas da área; além, evidentemente, do exame das especificidades dos documentos em questão.
Nesse sentido, para a correta a descrição
do acervo, as fases anteriores (limpeza mecânica detalhada; realização de pequenos reparos nas partes do documento em mal estado de conservação, etc) foram fundamentais
Cumprida as etapas preliminares,
passamos ao preenchimento das fichas de descrição elaboradas para o
projeto, a qual informa aspectos como: estado do documento; número; resumo do
conteúdo nele contido etc. Feito isso, passamos à etiquetagem e
arquivamento em caixas numeradas e estantes.
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Esta é uma iniciativa realizada com recursos do Governo do Estado do Espírito Santo, por meio do Fundo Estadual de Cultura (FUNCULTURA), sendo o presente projeto selecionado no Edital 13/2017 da Secretaria de Estado da Cultura (SECULT). As atividades são desenvolvidas pela equipe do projeto, composta por professores e alunos do próprio Instituto Federal do Espírito Santo (IFES) Campus Santa Teresa.
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